Pályázói adatkezelési tájékoztató

Adatkezelő: Avenir Facility Management Kft. Hivatalos cégnév: Avenir Facility Management Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 1039 Budapest, Királyok útja 291. B. ép. 15. ajtó Cégjegyzékszám: 01-09-328046 Adószám: 26395124-2-41 E-mail: info@afm.hu Telefon: +36 70 316 8218 Weboldal: https://www.afm.hu

Adatvédelmi tisztviselő: Csegény Fanni E-mail: dpo@afm.hu Telefon: +36 70 622 6242 Postai elérhetőség: 1039 Budapest, Királyok útja 291. B. ép. 15. ajtó Az adatvédelmi tisztviselő a pályázói adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben és az érintetti jogok gyakorlásával összefüggésben érhető el.

A weboldal Karrier szekciója a meghirdetett pozíciókat jeleníti meg. A „Jelentkezés" gomb a jelentkező saját levelezőprogramját nyitja meg; a weboldal önmagában nem rögzít és nem tárol pályázati adatot, nem kér önéletrajz-feltöltést, és nem működtet külön jelentkezési űrlapot. A pályázati anyagot a jelentkező e-mailben küldi meg a meghirdetett jelentkezési címre. Az adatkezelés a beérkezett e-mailek és csatolmányaik kezelésével valósul meg.

A meghirdetett pozíciókra jelentkező, valamint az Adatkezelőnek pályázati anyagot önkéntesen megküldő természetes személyek (a továbbiakban: jelentkezők).

- a jelentkező neve; - elérhetőségi adatai (e-mail-cím, telefonszám); - az önéletrajzban, motivációs levélben és azok csatolmányaiban a jelentkező által önként megadott adatok (például végzettség, szakmai tapasztalat, korábbi munkahelyek); - a megpályázott pozíció megnevezése; - a jelentkezéssel kapcsolatos levelezés tartalma. Az Adatkezelő a jelentkezőtől a pályázat elbírálásához nem szükséges adatot nem kér. A személyes adatok megadása nem jogszabályon vagy szerződésen alapuló kötelezettség; az adatszolgáltatás önkéntes. A pályázat elbírálásához szükséges adatok hiányában azonban a pályázat nem bírálható el, illetve a jelentkezővel a kapcsolat nem vehető fel.

- az álláspályázatok fogadása és nyilvántartása; - a pályázatok elbírálása és a kiválasztási folyamat lebonyolítása; - a jelentkezővel való kapcsolattartás a kiválasztási folyamat során; - a jelentkező kifejezett hozzájárulása esetén a pályázati anyag megőrzése későbbi, hasonló pozíciók céljából (8. pont). Az Adatkezelő a pályázatok elbírálása során kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést nem hoz, és profilalkotást nem végez.

- GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja: az adatkezelés a jelentkező kérésére, a munkaszerződés megkötését megelőző lépések megtételéhez szükséges, amennyiben a jelentkezés munkaviszony létesítésére irányul. - GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja: az Adatkezelő jogos érdeke a kiválasztási folyamat adminisztrációja, a pályázatok összevetése és a kapcsolattartás dokumentálása. - GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja: a jelentkező kifejezett hozzájárulása, kizárólag a pályázati anyag lezárt kiválasztási folyamatot követő megőrzése esetén, későbbi pozíciókra történő megkeresés céljából (8. pont).

Sikertelen pályázat esetén az Adatkezelő a pályázati anyagot és a kapcsolódó levelezést az adott kiválasztási folyamat lezárását követően törli. A pályázati anyag a kiválasztási folyamat lezárása után kizárólag akkor őrizhető meg későbbi, hasonló pozíciókra történő megkeresés céljából, ha ehhez a jelentkező kifejezetten hozzájárult. A hozzájáruláson alapuló megőrzés időtartama a hozzájárulás megadásától számított 1 év; ennek elteltével az Adatkezelő az adatokat törli, kivéve, ha a jelentkező a hozzájárulását megújítja. A hozzájárulás bármikor visszavonható (11. pont). Sikeres pályázat esetén a munkaviszonyhoz szükséges adatok a munkavállalói adatkezelésre vonatkozó külön tájékoztató szerint kerülnek kezelésre.

A pályázati anyagokhoz az Adatkezelő szervezetén belül kizárólag a kiválasztásban részt vevő személyek férnek hozzá: - a HR-feladatokat ellátó munkatársak; - az érintett pozíció szerint illetékes vezetők; - a kiválasztási folyamatban részt vevő munkatársak. Az e-mailben beérkező pályázatok kezelése az Adatkezelő levelezőrendszerén keresztül történik, amelynek működtetéséhez az Adatkezelő az alábbi adatfeldolgozót veszi igénybe: Microsoft 365 — Microsoft Ireland Operations Limited Szerep: e-mail- és irodai szolgáltatások; a pályázati e-mailek és csatolmányaik tárolása és kezelése. Székhely: One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Írország Harmadik országba történő adattovábbítási garancia: a Microsoft Corporation (USA) a jelen tájékoztató készítésekor szerepel az EU–USA Data Privacy Framework listán, ezért az adattovábbítás a GDPR 45. cikke szerinti megfelelőségi határozat alapján történhet; emellett a Microsoft adatfeldolgozási feltételei az Európai Bizottság 2021/914/EU határozata szerinti általános adatvédelmi kikötéseket (Standard Contractual Clauses, SCC) is tartalmazzák, kiegészítő technikai és szervezési intézkedésekkel. Az Adatkezelő a pályázati adatokat harmadik fél részére nem továbbítja, kivéve, ha azt jogszabály írja elő.

Kérjük, hogy a pályázati anyagban ne adjon meg a pályázat elbírálásához nem szükséges különleges adatot (például egészségügyi adatot), büntetőjogi adatot vagy harmadik személyre vonatkozó részletes magánéleti információt. Ha a beküldött pályázat ilyen adatot tartalmaz, az Adatkezelő az elbíráláshoz nem szükséges adatokat törölheti, illetve kérheti a pályázat ilyen adatok nélküli ismételt beküldését. Ha valamely pozíciónál jogszabály ír elő például hatósági erkölcsi bizonyítványt, arról az Adatkezelő az adott kiválasztási folyamatban külön tájékoztatást ad.

A jelentkező a jelen tájékoztatóban megadott elérhetőségeken — elsősorban a dpo@afm.hu címen — kérheti: - a személyes adataihoz való hozzáférést; - adatai helyesbítését; - adatai törlését; - az adatkezelés korlátozását; - adatainak hordozhatóságát (GDPR 20. cikk), amennyiben annak jogszabályi feltételei fennállnak; - továbbá tiltakozhat a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló adatkezelés ellen. A pályázati anyag megőrzéséhez adott hozzájárulás (8. pont) bármikor visszavonható; a visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. Az Adatkezelő a kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb a beérkezéstől számított egy hónapon belül megválaszolja. Szükség esetén — figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát — ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható; a hosszabbításról az Adatkezelő egy hónapon belül tájékoztatja a jelentkezőt. Az érintetti jogok részletes leírását az Adatkezelő Adatkezelési tájékoztatójának 9. és 11. pontja tartalmazza.

A jelentkező adatkezeléssel kapcsolatos kérdéssel vagy panasszal elsőként az Adatkezelőhöz vagy az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat. Felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9 Telefon: +36 1 391 1400 E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu Web: https://www.naih.hu Az érintett bírósághoz is fordulhat. A pert az érintett választása szerint a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.